Vraag

Ik vergeet nogal eens bonnetjes te bewaren of te vragen vanwege diverse bijeenkomsten en deelname aan evenementen. Is het mogelijk een vaste onkostenvergoeding op te nemen van bijvoorbeeld € 100,- per maand? Dan wordt het uit privé betaald.

Antwoord

Nee, de belastingdienst beschouwt dit gewoon als privé. Zo'n dergelijke onkostenvergoeding is wel mogelijk als je werknemer bent, dus ook als je een B.V. hebt want dan sta je immers op de loonlijst en word je in die zin ook gezien als werknemer. 

Maar wat is dan wel mogelijk:

1. Voor de btw-aftrek geldt: geen factuur of bon= geen aftrek van de btw. 
2. Voor de kostenaftrek: van belang is dat je aannemelijk kunt maken dat je de kosten gemaakt hebt voor je bedrijf. Als het niet mogelijk is alsnog een kopie op te vragen van de bon bij de leverancier, dan is het mogelijk deze zakelijke kosten aannemelijk te maken middels de betalingsgegevens op het zakelijke bankafschrift. Zorg dan voor een eigen geschreven notitie waarop een datum, de gegevens van de leverancier en een omschrijving staat. Dit geldt uitsluitend voor kosten onder de € 100,-! Voor alles daarboven heb je toch echt wel een factuur of bon nodig van de leverancier.

Vraag

Wat een gedoe die uren bijhouden...is dat nou nodig? En zo ja, hoe doe ik dat dan, zodat het me zo min mogelijk tijd kost?

Tip: kijk ook eens bij onze 

• Tips & Tools en 
• Links & Lijstjes

Antwoord

Ja, het is belangrijk je uren bij te houden 

• voor jezelf zodat je inzicht krijgt in hoe lang je nu daadwerkelijk ergens mee bezig bent en met name om helder te krijgen hoeveel uren je nu besteedt aan het uitvoeren van een opdracht of project. Zeker als je werkt met vaste prijzen, is een voor- en nacalculatie van belang. 
• voor diverse fiscale voordelen: om als ondernemer met een eenmanszaak of vof in aanmerking te komen voor diverse fiscale voordelen, zoals de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek, moet je voldoen aan het urencriterium. Dit betekent dat je jaarlijks ten minste 1225 uur besteedt aan je onderneming (hieronder vallen ook de niet-declarabele uren zoals je administratie bijwerken, netwerken / marketing). Dit komt neer op ongeveer 24 uur per week. 

Nee, het is geen verplichting, wanneer het door het soort werk of het type bedrijf dat je hebt, bijvoorbeeld een winkel die heel de week geopend is, overduidelijk is dat je aan het minimum aantal uren van 1225 komt.

Registreren van uren: 

• Zit je dagelijks achter de computer dan is het het meest efficiënt aan het eind van de dag jouw uren te registreren in een excelfile.
• Zit je zelden achter de computer, dan is de papieren of digitale agenda of gewoon een klein A6 boekje voor in je tas of portemonnee gewoon de meest handige manier. Leer je zelf aan, aan het einde van de dag je uren te registreren.  Plan dan 1 dag in de week om je administratie bij te werken en neem de uren die je dagelijks hebt genoteerd over in een excelsheet (gratis) of in een urenregistratie programma of app (betaald).

Waarom niet alleen je uren bijhouden in een agenda? Tja, er wordt echt daadwerkelijk controle uitgevoerd door de Belastingdienst om te zien of je wel terecht die ondernemersaftrekpost hebt toegepast. En je kunt niet echt verwachten van zo'n inspecteur dat hij heel jouw agenda door gaat nemen, met zijn rekenmachine ernaast. Dat is onhandig, duurt onnodig lang en zorgt voor ergenissen voor beiden.